Zeitbomben per E-Mail

Management

E-Mail-Rechnungen werden von den Finanzämtern nicht immer anerkannt. Steuernachzahlungen können die Folge sein. Ein Unternehmensberater erklärt, wie man solch Ungemach vermeidet.

12. Oktober 2010

Von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnung – vieles, was früher papieren versandt wurde, gelangt heute elektronisch an den Empfänger. Was viele Geschäftsleute nicht wissen: Allzu sorgloser Umgang mit diesen E-Mails kann zu massiven Problemen mit dem Finanzamt führen

Rechnungsversand per Internet ist schnell, quasi kostenlos und umweltschonend. Es spricht somit nahezu alles dafür, auf den altertümlichen Postweg zu verzichten. Mit als Erste haben dies Telekommunikationsunternehmen erkannt. Sie bieten durchweg die ›Rechnung online‹ an – einloggen, runterladen,abspeichern,ausdrucken.VieleUnter-nehmen wollen es ihnen gleichtun, verzichten allerdings auf das technisch aufwendigere Einlog-System: Sie verschicken die Rechnung gleich per E-Mail. Und locken damit den gewerblich tätigen Empfänger in eine Steuerfalle!

Denn zunächst ist eine per E-Mail zugestellte Rechnung nur dann hundertprozentig finanzamtssicher, wenn sie der Absender mit einer ›elektronischen Signatur‹ versehen hat, was in den seltensten Fällen vorkommen dürfte. Die E-Mail-Rechnung kann sich deshalb allein schon dadurch als Zeitbombe entpuppen – bei einer Betriebsprüfung könnte sie als ›nicht abzugsfähig‹ eingestuft werden.

Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der wohl den meisten Unternehmern nicht klar sein dürfte: Liegt diese Rechnung nur als Ausdruck und nicht im originalen E-Mail-Format vor, könnte der Betriebsprüfer dies als Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht werten.

Die Aufzeichnungsfrist gilt auch für E-Mails

Bekanntlich müssen Rechnungen zehn Jahre aufgehoben werden, für andere Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen oder Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Das betrifft auch elektronische Dokumente. In § 147, Absatz 6 der Abgabenordnung heißt es dazu: »Sind die Unterlagen ... mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.«

Der Betriebsprüfer wird also wahrscheinlich zu einer ausgedruckten E-Mail-Rechnung das Original – also die ursprüngliche E-Mail – sehen wollen. Ist diese nicht mehr vorhanden, kann das zu Bußgeldern oder sogar einer – häufig nachteiligen – Steuerschätzung führen.

Tipp: Steuerlich relevante E-Mails grundsätzlich nach dem Ausdruck nicht leichtfertig löschen, sondern im E-Mail-Programm in speziellen Ordnern einsortieren. Legen Sie am besten Ordner für Rechnungen, Auftragsbestätigungen und die sonstige Korrespondenz an und speichern Sie diese am Jahresende in Archiven. Im populären Outlook funktioniert das so: Klicken Sie unter ›Datei‹ auf ›Archivieren‹, wählen einen Ordner aus und weisen ihm Speicherplatz und Dateinamen zu, zum Beispiel ›Rechnungen

Dr. Sebastian Dominic von Buch

Zahlen & Fakten

Die Becker von Buch Unternehmensberatung GmbH hat sich auf die Belange kleiner und mittelständischer Unternehmen spezialisiert. Seit der Gründung durch den geschäftsführenden Gesellschafter Johannes Ullrich Becker von Buch 1991 hat sich das Unternehmen von vier auf derzeit über 290 Mitarbeiter und Partner erweitert. Somit zählt Becker von Buch heute zu den größten Unternehmensberatungen für kleine und mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Durch die langjährige Erfahrung hat das Unternehmen viel Know-how in verschiedensten Branchen gesammelt. Dieses Spezialwissen wird bestätigt durch die Auszeichnung zum ›Top Consultant 2010‹. Die Becker von Buch Unternehmensberatung GmbH hat ihren Hauptsitz in Hannover und 100-prozentige Tochtergesellschaften in Innsbruck und Zürich. Zusätzlich ist sie in mehreren europäischen Großstädten mit Repräsentanz-Büros vertreten.

Erschienen in Ausgabe: 05/2010