Wirksam präsentieren

Präsentationen im Business-Kontext sollen bei den Zuhörern meist ein bestimmtes Verhalten auslösen oder sie zu einer Entscheidung führen. Entsprechend psychologisch und taktisch klug sollte eine Präsentation aufgebaut sein. Und entsprechend überzeugend sollte der Auftritt der präsentierenden Person sein.

07. Mai 2015

Präsentationen im beruflichen Kontext sollen in der Regel bei den Zuhörern ein bestimmtes Verhalten auslösen – also diese zum Beispiel zum Kauf eines Produkts bewegen. Oder sie für eine Problemlösung begeistern. Oder sie als Mitstreiter für ein Projekt gewinnen.

Dieses Ziel erreicht die präsentierende Person nicht, indem sie die Zuhörer mit allen möglichen Infos überhäuft. Vielmehr gilt es, die Präsentation strategisch und psychologisch klug zu planen und auf die sogenannten Bullet-Points zu fokussieren – also die Infos und Argumente, die bei den Zuhörern bewirken, dass sie

• die gewünschte Entscheidung treffen oder

• das gewünschte Verhalten zeigen.

Ein klares Ziel formulieren

Das setzt voraus, dass beim Planen gewusst wird: Welches Ziel möchte ich mit der Präsentation erreichen? Und: Welches Verhalten sollen die Zuhörer danach zeigen? Zum Beispiel:

• Meinem Vorschlag zustimmen. Oder:

• Das nötige Budget freigeben. Oder:

• Das Produkt „…“ kaufen.

Dies setzt zudem voraus, dass gewusst wird: Wer sind meine Zuhörer und über welches „Ohr“ erreiche ich sie? Sind es zum Beispiel mehrheitlich Betriebswirte, die primär in wirtschaftlichen Kategorien denken? Oder Techniker, die ich vor allem von der Machbarkeit überzeugen muss? Oder „Sicherheitsfanatiker“, die Angst vor Veränderungen haben?

Denn nur wenn die präsentierende Person das Ziel ihrer Präsentation kennt und weiß, wer ihre „Kommunikationspartner“ sind, kann sie entscheiden: Was ist meine Kernbotschaft? Und: Welche drei, vier Argumente unterstützen sie, weil sie den Zuhörern aus ihrer Warte den größten Nutzen bieten?

Kernbotschaften können sein: „Mit dem von mir präsentierten Vorschlag…

• gewinnen wir viele neue Kunden,

• erhöht sich unsere Rendite um zehn Prozent,

• steigt die Datensicherheit und können Sie nachts ruhig schlafen.“

Die Kernbotschaft sollte im Zentrum der Präsentation stehen. Und die präsentierten Daten, Fakten und Argumente? Sie dienen primär dazu, die Kernbotschaft zu unterstreichen.

Die Zuhörer auch emotional ansprechen

Wichtig für den Erfolg der Präsentation ist, dass die Zuhörer auch emotional angesprochen werden. Denn so wird bei ihnen das Gefühl ausgelöst: „Ja, das will ich haben“ oder „Ja, das möchte ich gerne tun“.

Beim Vorbereiten der Präsentation sollte jedoch bedacht werden: Die Zuhörer haben aufgrund ihrer Vorerfahrung und Position im Unternehmen meist unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen. Einem Verkäufer, der regelmäßig dieselben Problemlösungen präsentiert, sollten zum Beispiel soweit möglich keine Standardcharts präsentiert werden. Charts und Argumentationsollte immer dem Publikum angepasst werden. Was will beziehungsweise erwartet

• der Vorstand des Unternehmens x,

• der Einkäufer,

• der Produktionsleiter,

• …..

Es ist hilfreich sich mental in sein Publikum reinzuversetzen und sich zu fragen: Wo drückt die Zuhörer der Schuh? Was interessiert sie? Was erhoffen sie sich? Was befürchten sie? Was wollen sie „mitnehmen“?

Damit die Zuhörer nach der Präsentation das gewünschte Verhalten zeigen, müssen sie für die präsentierende Person und deren Botschaft gewonnen werden. Entsprechend sollte die Kernbotschaft inszeniert werden. Bei der Präsentattion sollte mit den Zuhörern kommuniziert und nicht nur referiert werden. Außerdem ist es hilfreich den Text auf Charts soweit wie möglich zu reduzieren, am besten auf Schlagworte. Denn je mehr Text auf den Charts steht, umso überflüssiger wird der Präsentator, denn es steht ja fast alles auf den Charts. Außerdem wendet sich bei zu viel Text die Aufmerksamkeit der Zuhörer regelmäßig vom Sprecher ab und den Charts zu. Denn sie müssen ja den Text lesen.

Die Zuhörer für sich gewinnen

Charts werden am besten eher schlicht gestaltet. Denn für das „In-die-richtige-Stimmung-versetzen“ des Publikums ist primär die präsentierende Person zuständig. Am einfachsten gelingt dies, indem mit dem Publikum kommuniziert wird.

• Hilfreich sind (rhetorische) Fragen wie „Kennen Sie die Situation,…“ oder „Träumen Sie davon,…“

• oder das Einholen von Zustimmung („Sind Sie auch der Meinung, dass …?“, „Stimmen Sie mir zu, dass ….“).

• Das Publikum und speziell die wichtigen Entscheider sollten immer wieder persönlich angesprochen werden.

Eine gute Präsentation ist interaktiv. Der Präsentator kommuniziert also mit seinem Publikum – auch mit den Augen. Wichtig ist es deshlab Blickkontakt mit den Zuhörern zu halten und ihnen nicht wie bei vielen Powerpoint-Präsentationen den Rücken zuzukehren.

Spannende Geschichten erzählen

Menschen lieben Geschichten aus dem wahren Leben. Der Präsentator kann seine Kernbotschaft in eine Geschichte, die im Gedächtnis bleibt. Eine spannende Dramaturgie für die Präsentation zu entwickeln ist sinnvoll – ähnlich wie ein Romanautor. Dabei kann sich an folgendem Leitfaden orientiert werden:

1. eine „knackige“ Einleitung, die das Interesse und die Neugier des Publikums weckt,.

2. eine prägnante Beschreibung des „Problems“ der Zuhörer, die diese zu einer kopfnickenden Zustimmung veranlasst,

3. eine bildhafte Beschreibung des (erträumten) Idealzustands aus Sicht der Zuhörer, die deren Neugier auf die Lösung weckt,

4. eine Präsentation der Lösung, die den Zuhörern plastisch vor Augen führt, wie sie (mit Ihrer Hilfe) den Idealzustand erreichen,

5. ein großes Finale, das die Zuhörer dazu motiviert, aktiv zu werden und den von Ihnen gewünschten nächsten Schritt zu tun.

Damit dieses Ziel sicher erreicht wird, muss die Präsentation zielorientiert geplant und gestaltet werden. Bei einer 15-minütigen Präsentation sollte zum beispiel darauf geachtet werden, dass diese nicht mehr als sechs bis acht Charts umfasst. Nur Infos und Charts, die mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen, sollten gebracht werden:

• Die Kernbotschaft wird unterstrichen.

• Das Anliegen wird veranschaulicht.

• Die gewünschten Emotionen werden erzeugt.

Für das Erstellen der Charts kann Powerpoint genutzt werden. Beim Präsentieren selbst sollte jedoch der Präsentator im Zentrum stehen – und nicht die Technik. Denn die Charts selbst hätten den Zuhörern auch per Mail gesendet werden können. Wer überzeugen muss ist die präsentierende Person.