Vor der Durchführung die Planung!

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Meilensteine - Um die Abwicklung von Projekten besser handhabbar zu gestalten, werden diese in Phasen aufgeteilt. Die Planung mit »Meilensteinen« ist hier das Mittel der Wahl.

18. März 2009

Per Definition kann ein Projekt keinem anderen gleichen, weil es sonst ein sich wiederholender Vorgang wäre. Und so ist es naheliegend, dass die Zielfindung und Planung stets aufs Neue individuell zu erfolgen haben. Nur so lassen sich die Projektspezifika zutreffend berücksichtigen und in ihrer Struktur abbilden. Bekanntermaßen hat jedes Projekt sein Eigenleben und seine Eigendynamik, was logischerweise nicht vorauszusehen ist. Je sorgfältiger man also im Vorfeld plant, desto größer ist die Chance, dass man schließlich wie geplant zum erfolgreichen Abschluss kommt. Dennoch sollte man immer für Überraschungen personelle, finanzielle und vor allem terminliche Puffer berücksichtigen, damit man nicht »auf Anschlag« arbeitet und bei der ersten Störung die Sollwerte »reißt«.

Die richtigen Dinge tun

Man kann die Vorplanung so zusammenfassen, dass jedes Projekt seinen Projektleiter haben muss, dass es klar definiert ist, zeitlich begrenzt und sein Ziel festgelegt ist. Ist das Projekt ein Kundenauftrag, so ist dessen Beauftragung in Form eines Anforderungskataloges in einem Lastenheft fest geregelt und hat damit vertraglichen Charakter. Die im Lastenheft vorgegebenen Projektparameter wie Termine, Kosten und Kapazitäten sind einzuhalten. Im Vorfeld wird eine Machbarkeitsanalyse durchgeführt, die die Realisierung gewissermaßen »abklopft«. Nach der Kursbestimmung geht das Projekt in seine nächste Phase, die eigentliche Projektplanung kann beginnen.

Die Dinge richtig tun

In der Planungsphase wird die gesamte erforderliche Personalkapazität organisiert. Es werden die unterschiedlichsten Pläne festgelegt, die Aufgaben, Abläufe, Termine, Kommunikation- und Berichtswesen, Kapazitäten und Kosten festschreiben, die zudem im Qualitäts- wie auch Risikomanagement abgebildet werden müssen. In der Planungsphase spielen die Meilensteine eine bedeutende Rolle. Auf seinen Kern reduziert, ist das Projektmanagement ein Instrument das der Klarheit und Vereinfachung dient und Komplexität wie auch Kompliziertheit auflösen hilft. Dementsprechend lassen sich sämtliche »to dos« für das Projekt durch die vier W-Fragen herausarbeiten: Das »Was« fragt danach, was geleistet werden soll. Es dient der Projektdefinition und der Zielerreichung. Das »Womit« zeigt die erforderlichen Ressourcen und Kosten auf, mit welchen Methoden oder mit welcher IT gearbeitet werden soll, um die Kapazitäts- und Kostenplanung zu erstellen und eine Projektorganisation aufzubauen. Das »Wann« klärt die Frage der Termine, Dauern und Meilensteine, also die Ablauf- und Terminplanung. Das »Wie« zeigt, wie etwas erreicht werden kann oder soll. Hieraus ergeben sich die Erfassung und Strukturierung aller Aufgaben und derjenigen, die sie bearbeiten. Das Ergebnis ist die Projektbeschreibung und die Projektorganisation.

Mit den Antworten auf sämtliche Fragen ist das Projekt-Team im Stande an die Planung des Projektes zu gehen. Der Projektleiter hat die Aufgabe eines Dirigenten, die Musiker zu koordinieren. Seine Aufgabe ist, wie es der Organisationsentwickler Klaus Doppler so treffend formuliert, Betroffene zu Beteiligten zu machen und aktiv in die Planung mit einzubeziehen, sodass das Projekt für jeden transparent und verständlich bleibt.

Der »PSP«

Durch eine sinnvolle Strukturierung der Aufgaben und Klärung ihrer Abhängigkeiten zueinander ergibt sich eine Struktur, die Projektstrukturplan (PSP) genannt wird. Er ist eine unabdingbare Basis der Projektplanung die sämtliche Abhängigkeiten offenlegt. Der PSP setzt sich aus vielen einzelnen, sinnvoll durchnummerierten Arbeitspaketen zusammen die wiederum Teilprojekten zugeordnet sind. Jedes Arbeitspaket wie auch jedes Teilprojekt hat seinen Verantwortlichen, seine inhaltliche Aufgabenbeschreibung samt Termin- und Kostenvorgaben. Durch die Gliederung in übersichtliche Arbeitspakete und Teilprojekte wird das Projekt überschaubar und steuerbar. Im PSP werden damit alle Kapazitätsbedarfe und Kosten sichtbar und lassen sich für das Gesamtprojekt zusammenfassen.

Am sinnvollsten entsteht ein PSP in direkter Zusammenarbeit mit dem ganzen Projektteam im Rahmen der Projekt-Kick-off-Sitzung. Erfahrungsgemäß wird hier mit einfachen Mitteln wie Pinwänden, Moderationskarten und Flip-Charts gearbeitet, um Gedanken zu sammeln und das Projekt schließlich allen zu vermitteln. Der Projektleiter führt durch die Sitzung und beginnt mit der Strukturierung der Arbeitspakete. Für Arbeitpaket- und Teilprojektbeschreibungen existieren zahlreiche Formblätter als Vorlagen. Grundsätzlich werden im Projektmanagement drei verschiedene Arten des PSP genannt. Es sind der funktionsorientierte, objektorientierte sowie der »gemischte« funktions- und objektorientierte PSP.

Projektablaufplan

Im PSP gibt es Arbeitspakete, die Voraussetzungen für andere Arbeitspakete sind oder solche, die zeitgleich bearbeitet werden müssen. Die Logik, was in welcher Folge, mit welcher Abhängigkeit erledigt werden soll, führt zum Ablaufplan, auch Projektplan genannt. Er wird als Balken- oder Netzplan unter Anwendung spezieller Software dargestellt. Meilensteine werden als markante Ereignisse ausgewiesen.

Sie unterteilen das Projekt in logische Abschnitte beziehungsweise Phasen. Die Einteilung in Meilensteine hat zusätzlich einen psychologischen Aspekt, ihr Erreichen ist jedes Mal ein Erfolgserlebnis. Auch für den Ablaufplan gilt, je sorgfältiger dessen Planung ist, desto größer ist die Aussicht auf Erfolg. Aus diesem Grund finden über die gesamte Planungsphase Projektsitzungen statt, deren Ergebnisse protokolliert werden. Mengen- und Maßnahmenkataloge, alle Projektparameter betreffend, werden auf neue Situationen hin angepasst.

Hier unterstützt das Projektcontrolling, als Institution der »Steuerung und Regelung« bereits in der Planungsphase. Projektstrukturplan und Projektablaufplan werden am Ende der Planung nochmals in einem sogenannten »Review« — einer turnusmäßigen Überprüfung — auf deren Plausibilität überprüft. Der Projektleiter arbeitet hier mit dem Controlling Hand in Hand, wenn es am Ende der Planungsphase um den Projektantrag und dessen Freigabe zum eigentlichen Start geht.

Andrea Mudrak

Die vier wesentlichen Phasen im Projektmanagement:

Phase 1: Vorplanung und Zielfindung

Phase 2: Planung, Strukturierung und Ablauf

Phase 3: Projektdurchführung und Controlling

Phase 4: Projektabschluss

Diese strenge Vier-Phasen-Einteilung ist in der Praxis nicht immer zu verfolgen, da Phasenabläufe sich wiederholen oder ineinander verschmelzen können. Die Phaseneinteilung unterstreicht die iterative Vorgehensweise im Projektmanagement.

Erschienen in Ausgabe: 1-2/2009