»RPA befreit Mitarbeiter von lästigen Routinearbeiten«

Robotic Process Automation (RPA) spielt in der digitalen Transformation eine wichtige Rolle. In seinem RPA-Guide gibt Milad Safar, Managing Partner der Weissenberg Group, Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um RPA.

13. September 2019
»RPA befreit Mitarbeiter von lästigen Routinearbeiten«
Milad Safar, Managing Partner der Weissenberg Group, beantwortet die wichtigsten Fragen rund um RPA. (Bild: Weissenberg Group)

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Softwaretechnologie, die imitiert, wie Menschen ihren Computer bedienen und Anwendungen nutzen. Durch das Nachahmen von Benutzereingaben über die Benutzeroberfläche einer Anwendung entfällt das aufwendige Programmieren einer Anwendungsschnittstelle.

Wie arbeitet ein Software-Roboter?

Der Software-Roboter ahmt das Verhalten eines menschlichen Nutzers nach. Dazu loggt er sich in verschiedene Anwendungen ein und führt die bisher von Mitarbeitern durchgeführten Aufgaben aus. In der Regel handelt es sich dabei um repetitive Routinevorgänge, wie das Verschieben von Dateien und Ordnern, das Kopieren, Einfügen und Vergleichen von Daten, das Ausfüllen von Formularen oder das Extrahieren strukturierter und halbstrukturierter Daten aus Dokumenten.

Wie intelligent sind Software-Roboter?

Die Zukunft gehört den sogenannten kognitiven RPA-Systemen. Basierend auf Algorithmen werden die Einsatzmöglichkeiten von RPA erweitert, sodass die Software-Roboter komplexe Prozesse weitgehend selbstständig bearbeiten können, ohne für einen bestimmten Prozess vorkonfiguriert oder programmiert worden zu sein. Sie werden in der Lage sein, automatisch Inhalte von Textdokumenten wie ein Mensch zu verstehen, menschliche Sprache zu analysieren und unmittelbar mit dem Menschen zu interagieren.

Warum ist RPA derzeit so im Trend?

In jedem Unternehmen ist Digitalisierung derzeit das große Thema. RPA bietet einen einfachen Einstieg in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und gleichzeitig lassen sich eine Vielzahl von Büro-, Verwaltungs- und verwandte Aufgaben wesentlich effizienter erledigen. Die Vorteile von RPA liegen in der Kosten- und Zeitreduktion. Dazu kommt eine Qualitäts- und Produktivitätssteigerung durch Vermeidung menschlicher Fehler und die verkürzte Reaktionszeit auf Kundenanforderungen.

Ist RPA ein Jobkiller?

Nein! RPA befreit Mitarbeiter von lästigen Routinearbeiten. Das Know-how der Mitarbeiter wird nicht an Tätigkeiten verschwendet, die ein Roboter besser erledigen kann. Die Mitarbeiter können sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die menschliche Stärken erfordern, wie emotionale Intelligenz, Argumentation oder Urteilsvermögen. Die Automatisierung schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.

Was sind aktuell die typischen Anwendungsfälle für RPA?

Typische Anwendungsszenarien sind die Bearbeitung von Bestellungen und von Kundenanfragen, die Realisierung von Datenübertragungen, die Abrechnungen und Änderungen der Stammdaten in der Lohnbuchhaltung, Formulareingaben, die Kundendatenpflege, Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen, das Beschwerdemanagement oder die Antragsbearbeitung. Letztendlich eignen sich für eine Automatisierung durch RPA alle strukturierten Prozesse, die immer wiederkehrenden Regeln folgen.

Welche Ergebnisse kann ich von RPA erwarten?

Mithilfe der Automatisierung entstehen effizientere Geschäftsprozesse. Dank RPA können Unternehmen beispielsweise höhere Umsätze, höhere Kundenzufriedenheitsraten, höhere Datenqualität, Reduzierung von Compliance-Risiken, niedrigere Kosten, weniger Fehler und Nacharbeit sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erwarten.

Wie lange dauert die Einführung einer RPA-Lösung?

Da eine RPA-Lösung die Benutzereingaben eines Mitarbeiters über die Benutzeroberfläche einer Anwendung nachahmt, entfällt das aufwendige Programmieren einer Anwendungsschnittstelle (API). Erfahrungsgemäß sind Prozesse in zwei bis sechs Wochen – von der Planung bis zur Inbetriebnahme – automatisierbar.

Was muss ich bei der Auswahl einer RPA-Lösung beachten?

Wichtig ist, dass die Lösung

· für eine hohe Flexibilität und schnelle Skalierbarkeit Cloud-Bereitstellungsoptionen und virtuelle Maschinen bietet,

· mit einer Produktions- und Staging-Umgebung ausgestattet werden kann,

· Anmeldeinformationen und Ausführungsprotokolle in einem zentralen Datenbank-Repository bereithält,

· durch Hochsicherheitsverschlüsselung und SSL-Protokolle geschützt ist,

· bei Bedarf eine große Anzahl an Software-Robotern verwalten kann und

· eine hochelastische Skalierbarkeit aufweist.