Frau Vollmer-Thielen, ist die Qualifikation von Mitarbeitern so schwierig zu planen, dass es dafür einer eigenen Software bedarf?

Qualifikation bedeutet weit mehr als nur reine Wissensvermittlung. Unser Petra-Schulungsplaner setzt daher auf eine gezielte Mitarbeiterqualifikation und eine strukturierte Vorgehensweise bei der Planung. PeTra bedeutet dabei Personalentwicklung und Training. Das Programm unterstützt die Führungsverantwortlichen zudem nicht nur bei der Planung und Durchführung notwendiger Schulungsmaßnahmen und anschließenden Wirksamkeitskontrollen, sondern bietet auch eine umfassende Dokumentation, auf die insbesondere die nach ISO 9001 oder der IATF 16 949 zertifizierten Betriebe großen Wert legen.

Welchen Rahmen bietet PeTra für die, die die Schulungen planen?

Führungskräfte haben es nicht leicht, wenn sie ihre Mitarbeiter hinsichtlich der an sie gestellten Anforderungsprofile beurteilen müssen. Tarifgebundene Unternehmen orientieren sich überwiegend an der vorgeschrieben Leistungsbeurteilung mit vordefiniertem Schema. Die Dokumentation findet nicht selten auf Papierlisten oder mittels einfacher Excel-Dateien statt. Insbesondere aber dann, wenn man den Qualifikationsstatus von Teams, Abteilungen oder ganzen Produktionswerken schnell und übersichtlich ermitteln, beurteilen und vergleichen möchte, reichen diese Werkzeuge nicht mehr aus. Das auf einer Datenbank basierende Programm PeTra ermöglicht gegenüber Papierlisten und Standard-Office-Anwendungen gezielte und komplexe Abfrage- und Auswertemöglichkeiten. Es ermittelt den Qualifikationsbedarf der Mitarbeiter und plant, überwacht und dokumentiert durchgängig Schulungsmaßnahmen aller Art. Zusätzlich erstellt die Software eine aussagekräftige, leicht zu pflegende Qualifikations- und Schulungsdatenbank. Die Anforderungen und Dokumentationspflichten der gängigen QM-Systeme (DIN ISO, IATF 16949) werden dabei grundsätzlich erfüllt.

Welche Tools stehen zur Verfügung?

PeTra bietet für die Beurteilungsprozedur der Mitarbeiter eine sogenannte Kompetenzkarte, die selbsterklärend aufgebaut ist. In dieser wird zunächst ein umfassendes Anforderungsprofil für die jeweilige Arbeitsstelle erstellt. Dieses Profil besteht aus meist mehren Anforderungsdetails, die zueinander gewichtet werden. Der Stelleninhaber wird in regelmäßigen Abständen individuell dahingehend bewertet, zu wie viel Prozent er dem Anforderungsprofil entspricht. Zu jedem Element des Profils können detaillierte Informationen über die einzelnen Arbeitsanforderungen hinterlegt werden, um auch so eine analytische und objektive Beurteilung gewährleisten zu können. Die Datenbank ermöglicht die synchrone Erstellung und Pflege der Anforderungen, auf die die Führungsverantwortlichen zurückgreifen können. Die Stelleninhaber sind nebeneinander aufgeführt und werden prozentual in regelmäßigen Zeitabständen beurteilt.

Anhand der Kompetenzkarte können die erforderlichen Schulungen oder regelmäßigen Trainingsmaßnahmen markiert und deren Durchführung verfolgt werden. Farbmarkierungen zeigen an, ob die Schulungen vorgeschlagen oder geplant sind, schon laufen beziehungsweise überfällig oder bereits durchgeführt sind.

Was bedeutet PeTra für den einzelnen Mitarbeiter?

In der Mitarbeiter-Stammkarte, die jeweils personenbezogen zugeordnet ist, werden die wesentlichen Informationen wie Berufsausbildung, Studium, Sprachkenntnisse oder Zusatzausbildungen angelegt. Jede erfolgte Einweisung, Schulung oder Sicherheitsunterweisung wird automatisch zugebucht, sodass der Qualifikationsstand jederzeit aktuell abrufbar ist. Durch die farblichen Markierungen können geplante und laufende Schulungstermine überwacht und gesteuert werden. Zudem können die durchgeführten Schulungs- oder Trainingsmaßnahmen nach einer zeitlichen Frist vom Fachvorgesetzten hinsichtlich ihrer Wirksamkeit überprüft werden. Und neu eingestellte oder umgesetzte Mitarbeiter können aufgrund definierter Anforderungsprofile gezielter und somit schneller in ihre neue Arbeitsumgebung integriert werden.

Welche Reaktionsmöglichkeiten haben die Mitarbeiter?

Der geschulte Mitarbeiter wird aufgefordert, die von ihm absolvierte Schulungsmaßnahme differenziert zu bewerten. Darüber hinaus erfasst das Programm auch eventuell vorhandene Qualifizierungslücken bei langjährig Beschäftigten, die durch organisatorische Veränderungen wie Stellenumbesetzungen oder den plötzlichen Einsatz neuer Technologien entstanden und bislang unentdeckt geblieben sind. Mit maßgenauen Zusatzqualifizierungen können so brachliegende Leistungspotenziale erfahrener Mitarbeiter abgerufen werden.

Welche Auswertemöglichkeiten gibt es?

Auf Knopfdruck ermittelt PeTra den jeweils aktuellen Qualifikationsstand der einzelnen Abteilungen. Interne und externe Schulungen können detailliert dokumentiert, archiviert und terminlich überwacht werden. Der geplanten Schulung können die jeweiligen Teilnehmer direkt zugeordnet werden. Die Schulungsinhalte können fortlaufend aktualisiert werden. Und auch gesetzlich vorgegebene Standards für Sicherheitsunterweisungen sind umgesetzt. Gefahrenpunkte sowie die erforderlichen Verhaltensweisen zur Unfallverhütung und Gefahrenvermeidung werden in einem Formular aufgelistet, das von den Absolventen der Sicherheitsunterweisung unterzeichnet werden muss. Der Schulungsplaner überwacht, erfasst und dokumentiert darüber hinaus auch die gesetzlich angeordneten medizinischen Vorsorgeuntersuchungen der Mitarbeiter.

Wie ist der Einsatz von PeTra aus Kostensicht zu bewerten?

Um auch die betriebswirtschaftliche Seite der Mitarbeiterqualifizierung bewerten zu können, werden Zeitaufwand und Kosten der durchgeführten und geplanten Schulungen erfasst. So ist jederzeit eine entsprechende Aufwand-Nutzen-Beurteilung möglich.

Welche Erfahrungen gibt es mit der Software bereits?

Das Programm ist seit mehr als 20 Jahren auf dem Markt. Es wurde seitdem immer wieder konsequent an die aktuellen Erfordernisse im Qualifizierungsbereich sowie an neue Gesetze und Standards angepasst. Heute setzen mehr als 150 überwiegend zertifizierte Unternehmen mit 25 bis 8000 Beschäftigte den PeTra -Schulungsplaner erfolgreich ein.

Annedore Bose-Munde, Fachjournalistin in Erfurt

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