Mehr Transparenz im Dokumentenmanagement

Schrempp EDV: Dokumentenscan auf Batch-Basis möglich

16. Januar 2007

Der IT-Spezialist schrempp edv aus Lahr hebt das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) in eine neue Dimension. Mit Hilfe eines EDM-Moduls können über Batch-Prozesse Dokumente automatisch eingescannt und den entsprechenden Objekten in SIVAS ERP II zugeordnet werden. Damit gelingt es Unternehmen die Transparenz in Archiv und Auftragsverwaltung nachhaltig zu erhöhen.

Das neue EDM-Modul für SIVAS ERP II erleichtert das Dokumentenmanagement in drei Schritten. Zunächst versieht das Modul die eingescannten Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen mit einem Barcode. Dieser enthält die notwendigen Schlüsselinformationen für das zugewiesene Objekt. Während ausgehende Dokumente automatisch mit Barcode gedruckt werden, können alle anderen Dokumente während der weiteren Verarbeitung über einen Etikettendrucker gekennzeichnet werden. Anschließend werden die im Batch-Prozess digitalisierten Dokumente in einem Quellverzeichnis abgelegt. In einem zweiten Schritt erzeugt das EDM-Modul von Schrempp EDV je nach Dokument eine TIF- oder PDF-Datei. Der Dateiname ergibt sich aus dem zugewiesenen Barcode, Seiten ohne Schlüsselinformation werden dabei als Folgeseiten interpretiert. Das Speichern der TIF- oder PDF-Dateien ist in beliebigen Verzeichnissen möglich. Zur Archivierung werden die Dateien aus dem Zielverzeichnis wieder ausgelesen und direkt im EDM-Modul abgelegt. Anhand des Dateinamens stellt SIVAS ERP II die Verknüpfung zwischen Objekt und archiviertem Dokument her. Die Anwender sind jetzt in der Lage, sich zu jeder Zeit ein genaues Bild über den Status des aufgerufenen Vorgangs zu machen. In der Konsequenz ist die Transparenz im Archiv und in der Auftragverwaltung dauerhaft verbessert.