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Auf neuen Wegen

Auf neuen Wegen

Themen Wirtschaft/Management

Reibungsverluste im betrieblichen Ablauf lassen sich manchmal gar nicht so einfach lokalisieren, Vor allem nicht, wenn sich die Prozesse Jahrelang bewährt haben und jeder Mitarbeiter eigentlich genau weiss, was zu tun ist.

06. Juli 2009

Mit der Einführung des zweilagigen Rohres ›Berglay‹ hatte sich Bergrohr in Siegen vom Lieferanten zum Lösungsanbieter entwickelt. Gleichzeitig waren die Produktionsabläufe umgestaltet worden. Darum erschien es dem Unternehmen sinnvoll, den Gesamtprozess und hier speziell dieAuftragsabwicklung auf Schwachstellen hin zu untersuchen. »Mit unseren über Jahrzehnte gewachsenen Strukturen funktionierten wir zwar ganz gut«, gesteht Geschäftsführer Bernd Berg, »aber wir mussten auch Strukturen schaffen, die zum Beispiel einen Personalwechsel und vor allem ein organisatorisches Wachstum verkraften konnten.«

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Jedoch war weder eine Analyse der Prozesse und der Organisation noch eine Neudefinition der Aufgabenbereiche neben dem Tagesgeschäft zu bewerkstelligen. Deshalb engagierte die Geschäftsführung das Beratungsunternehmen Life Cycle Engineers aus Mainz, um mit dessen Erfahrungen und Methoden eine Hilfe zur Selbsthilfe zu erarbeiten.

»Bei einer solchen Aufgabe ist es wichtig, den lebendigen Organismus ›Unternehmen‹ erst einmal zu verstehen«, erklärt Berater Ulrich Reetz. »Was sind die Stärken des Produktes? Und warum sind die Prozesse so, wie sie sind?« Zuhören können sei ihm deshalb sehr wichtig und ebenso die Fähigkeit, als Mittelständler zu denken.

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Schon zu Beginn des Projektes im Frühjahr 2007 zeigte sich im Rahmen von Interviews, dass in den einzelnen Abteilungen das Produkt sehr unterschiedlich definiert wurde es war zwar immer das Rohr, aber stets ergänzt durch eine spezielle Dienstleistung wie etwa die Blechbeschaffung, die technische Prüfung, die Zertifizierung, die Logistik zum Zielhafen oder das Engineering für eine Kundenanforderung.

Diese vernetzten Aufgaben sind dabei hochgradig voneinander abhängig, was eine Vielzahl an Abstimmungen erfordert, damit die Informationen der jeweiligen Einzelprozesse schon möglichst in der Angebotsphase vollständig zusammenlaufen können. Hier lag auch ein Grund für die vorhandenen Reibungsverluste.

»Erst durch eine exakte Beschreibung eines durchgängigen Zielprozesses konnten wir etliche dieser Unstimmigkeiten im Ablauf erkennen und beseitigen«, berichtet Ulrich Reetz. Dazu wurde die Zahl der Schnittstellen reduziert und die Übergabe vereinfacht. Darüber hinaus hilft eine Checkliste, schon bei der Angebotserstellung jede Anfrage hinsichtlich der Risiken wie der Erfolgswahrscheinlichkeit zu bewerten.

Kürzerer Durchlauf, mehr Termintreue

Mit der heutigen Transparenz auch zwischen Lieferant, Dienstleister und Kunde konnten dann zwei weitere Ziele erreicht werden: die Reduzierung der Durchlaufzeiten und eine deutliche verbesserte Einhaltung der zugesagten Liefertermine. Dazu werden jetzt durch ein optimiertes Konfigurationsmanagement schon in der Angebotsphase alle erforderlichen Dokumente wie die Stückliste, die Arbeits- und Probenpläne oder die Schweißanweisungen strukturiert zusammengestellt.

Alle Abläufe wurden schließlich in einem Web-gestützten Qualitätshandbuch gemäß ISO 9001 mithilfe einer im Projekt ausgewählten Software dokumentiert und den Mitarbeitern über das Intranet zur Verfügung gestellt. Die Aktualisierung der jeweiligen Abschnitte im Handbuch übernehmen die einzelnen Fachabteilungen.

Alle analysierten Defizite und Handlungserfordernisse hatte Ulrich Reetz in einem Umsetzungsplan zusammengefasst und daraus viele kleine Pakete geschnürt. Diese halfen dem Unternehmen, möglichst viel aus eigener Kraft abzuarbeiten.

Die Koordination und die Begleitung der Umsetzung dieser einzelnen Schritte übernahm dann wieder der Berater.

Das Projekt endete im Dezember 2007. Ganz allgemein stand Bergrohr dabei immer wieder vor der Herausforderung, seine ureigene Balance zu finden zwischen den gelebten Prozessen, wie sie im Laufe einer über hundertjährigen Unternehensgeschichte gewachsen sind, und den neu definierten Abläufen.

»Mit diesem Projekt sind wir einerseits in schon vorhandenen Zielen bestärkt worden, andererseits haben wir viele Anregungen erhalten«, zieht Bernd Berg sein Fazit, »... und die Früchte dieser Beratung haben wir selbst ein Jahr später längst noch nicht vollständig geerntet.«

Udo Mathee

BERGROHR GMBH SIEGEN

Siegstraße 70

57076 Siegen

Tel.: 0271/707-0

Fax: 0271/707-213

Erschienen in Ausgabe: 04/2009